New features are coming fast on Microsoft 365 and you have trouble following the official roadmap ?

Every month, I publish a new infographic presenting a tip, a new feature on Microsoft teams / Microsoft Viva / Microsoft 365 solutions that you can use today on your platform.

How can I use Viva Insights to set aside time before a meeting to prepare by reading relevant documents, completing requested tasks or any other action that requires preparation ?

,Context :

With the normalisation of hybrid working, both on-site and remote meetings have become part of every worker's daily routine. The problem is that they can pile up on the calendar, leaving little time for the employee to mentally prepare or take note of the tasks or documents that will be seen during the meeting.

So yes, you can decide to block out time in your calendar yourself, but if you have to do this manually for all the meetings in the week, it can be very time consuming. So how can you keep track of upcoming meetings and automate the process of booking time in advance to prepare for them?

,,Solution,

Inline Suggestions in Outlook are short data and AI-driven notifications that appear in Outlook while you are either reading or writing an email or meeting invitation.

These inline suggestions are actually mini virtual assistants that help you keep track of your daily tasks. As of today, there are 8 inline suggestions available and the one that interests us is "Book meeting prep time".

To get this feature, you need 3 conditions :

- Your administrator must have configured the "Insights Outlook add-in and inline suggestions" option on a global level.

- Your organisation must have assigned you a Viva Insights subscription

- You must have added the Viva Insights add-in to Outlook (web or desktop version).

By activating the Viva Insights module in Outlook, you can access a dedicated window that displays a list of upcoming meetings you have arranged or been invited to for the next seven days (including the current day) to help you review and schedule them.

If you are the organiser of the meeting and the meeting requirements below are met, Viva Insights can accept the meeting for you and offer to reserve a preparation slot in your calendar at a time of your choice: 15 minutes, 30 minutes or 1 hour just before, one day before or on the last working day of the week before the meeting.

Once you have selected one of these options, Viva Insights will search your calendar for a free slot and automatically schedule an appointment called "Prep time for [meeting name]".

Once the meeting has been scheduled, you can return to the Viva Insights window in Outlook to view the following information:

- the percentage of people who have accepted the meeting

- the number of people invited

- the number of people who have not responded

- the number of people who have declined the meeting

- the team link for the meeting, the documents, and so on.

If you are a participant in this meeting and the meeting requirements below are met, Viva Insights can accept the meeting for you and offer to reserve a preparation slot in your calendar at a time of your choice: 15 minutes, 30 minutes or 1 hour just before, one day before or on the last working day of the week before the meeting.

Once you have selected one of these options, Viva Insights will search your calendar for a free slot and automatically schedule an appointment called "Prep time for [meeting name]".

,9 things to keep in mind about Book meeting prep time in Viva Insights

1 - This feature is only available with the Viva Insights subscription

2- It is automatically displayed in Outlook Desktop and Web when a user receives and reviews a meeting invitation.

3- The meeting must have fewer than 12 attendees,

4- The meeting must last between 30 and 60 minutes,

5- The meeting must not be a recurring meeting

6- The meeting organiser or attendee must have enough time in their calendar to schedule a prep meeting before the meeting.

7- The meeting cannot be marked as private

8- The meeting cannot have a status of 'Free', 'Working elsewhere' or 'Out of town'.

What I think about it

This Viva Insights module is particularly interesting if you are in an organisation where many (too many) meetings are scheduled. Personally, I always take 10 minutes before a meeting to mentally prepare myself for what's to come, so this module will make my life easier.

However, at the time of writing, Viva Insights only reserves preparation time for the person who has activated the feature. It would have been particularly interesting to be able to invite some of the other people in the meeting to prepare important points to be discussed later in the meeting.

If you liked this tip and think it will be useful to others as well, feel free to share it.

New features are coming fast on Microsoft 365 and you have trouble following the official roadmap ?

Every month, I publish a new infographic presenting a tip, a new feature on Microsoft teams / Microsoft Viva / Microsoft 365 solutions that you can use today on your platform.

With Viva Insights, how can I know how many people read and opened an attachment in an email I sent internally?

,Context :

I am not a strong advocate of internal email communication in an organisation. However, people often ask me how they can easily confirm that a document or email has been read without having to ask the person directly.

So I looked into it and discovered a feature in Viva Insights that I didn't know about that would answer this question perfectly.

,,Solution,

Inline Suggestions in Outlook are short data and AI-driven notifications that appear in Outlook while you are either reading or writing an email or meeting invitation.

These inline suggestions are actually mini virtual assistants that help you keep track of your daily tasks. As of today, there are 8 inline suggestions available and the one that interests us is "Track email open rate".

To get this feature, you need 3 conditions :

- Your administrator must have configured the "Insights Outlook add-in and inline suggestions" option on a global level.

- Your organisation must have assigned you a Viva Insights subscription

- You must have added the Viva Insights add-in to Outlook (web or desktop version).

Once these conditions are met, when you send an email, Viva Insights can tell you how many people opened your email and the average time they spent reading it, and it can also tell you how many email recipients opened a document you shared in the email as a link or as an attachment (documents stored in SharePoint or OneDrive for Business).

You can get this data by opening the Viva Insights window associated with the email. The results are shown as a percentage. You can also see if anyone has forwarded the email.

The percentages are displayed on a scale between 25% and 75% if the number of recipients is up to 10 people. If there are more than 10 people, the percentages are displayed on a scale between 10% and 95%.

,8 things to keep in mind about track email open rate in Viva Insights

1 - It can take up to 30 minutes after sending the email before Viva Insights can give you details

2 - This feature is only available with the Viva Insights subscription

3 - This feature only works with persons who are internal to your organization

4 - Email that was sent from a shared mailbox are excluded

5 - Email that was sent more than 14 days ago are excluded

6 - Email in which the total number of recipients is less than five are excluded

7- Email sent to modern groups are exluded

8- You can only find out the open rate of a document that you have emailed if that document is located in SharePoint or in OneDrive for business.

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New features are coming fast on Microsoft 365 and you have trouble following the official roadmap ?

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With Viva learning, how can I compile a list of bookmarked courses into a collection that I can keep for myself or share with a colleague ?

,Context :

As we saw in a previous post, Viva Learning allows you to aggregate a catalogue of courses from different sources, internal training materials as well as your third-party training content. Viva Learning is also based on social learning and allows any employee in Teams to share a course they found interesting or even recommend a course to a colleague.

But if you want to organise the series of courses you have bookmarked, or if you want to share more than one course with a colleague, it gets complicated because you have to do it one at a time. So how do you get it all in one place?

,,Solution,

This is now possible with collections in Viva Learning. Unlike learning paths, which are only available to administrators or designated individuals, collections are open to anyone in an organisation who wants to curate their courses.

You can curate your personal learning collections using learning content from different learning providers that are approved for your organisation. And it's easy to do. From the My Learning tab and then Collections, each employee can create their own collection, define its title and thumbnail, and add the courses they want. their courses can be divided into sections if required.

Once the collection is created, the employee can either share it with a colleague or recommend it. If they recommend it, the person will find the collection in My learning / recommended to you and can even add it to their calendar.

,6 things to keep in mind about collections in Viva Learning

1 - The deadline for a recommended collection cannot be set.

2 - The status of the person's progress (Not Started/ In-Progress / Completed) is therefore not available at the level of the collection

3 - You cannot recommend to more than 50 users

4 - Tracking toggle is not available for collections

5 - At the time of writing, it is not possible to add your own content, but this should be available soon.

6 - Once created, a collection can be edited, duplicated or deleted.

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New features are coming fast on Microsoft 365 and you have trouble following the official roadmap ?

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As a manager or knowledge manager, How can I build a structured learning path with 3rd party content providers and custom content sources ?

,Context :

The big advantage of Microsoft Viva Learning is that you can bring together an entire catalogue of courses within Teams, which can come from your internal training materials as well as your third-party training content, such as LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Pluralsight, EdX, and more. Employees can access them without leaving the Microsoft Teams app.

This is great for an employee who wants to learn at their own pace while staying in Teams, or for a manager who wants to assign relevant training to employees and track their progress through a Teams team, for example.

But if a manager wants to arrange the different courses in a precise order so that an employee can start with this one, continue with that one, and finish with that one, the stacking of courses does not allow for a precise order. So how do you arrange the different courses in order to have a logical sequence in the learning process?

,,Solution,

This is now possible with the introduction of learning paths in Viva Learning. Learning paths are a grouping of courses that can come from different sources, categorised and named with a topic or objective.

Administrators (M365 Administrator, Knowledge Administrator and Knowledge Manager) can create a learning path in the Admin tab of the Viva Learning application. The course created is fully customisable: course title, description, thumbnail and sections if required. Viva Learning also automatically calculates the total time of the course if the training elements included have a duration.

Once published, the course will appear in the course catalogue, on the home page, or on the features page if the administrator has chosen to feature it. And just like any other course within Viva Learning, someone will be able to bookmark it, add it to their collection or recommend it to a colleague.

This is an excellent feature that organisations will certainly appreciate to enrich their onboarding process or to train their teams on a specific topic in an orderly way, without worrying about the origin of the different learning courses.

,8 things to keep in mind about learning paths in Viva Learning

1 - M365 Admins and Knowledge Managers can create a learning path, and soon, with delegation flows, it will be possible to give permissions to others in the organisation to create learning paths, even if they do not have other admin permissions.

2 - Learning path creation is only available with paid Viva Learning licence plans.

3 - It is possible for a user to add a learning path to their personal learning collection.

4 - It is possible for an administrator to feature a learning path for all.

5 - It is possible for an administrator to restrict access to a learning path using "Manage permissions" and groups (a maximum of 10 can be selected).

6 - It is possible for an administrator to duplicate a learning path.

7 - It is possible for a Team Owner to add the learning path via the Viva Learning tab in a channel.

8 - You cannot add or remove content from a learning path once it has been published. You can only edit the title, description and thumbnail of a published learning path.

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Les nouvelles fonctionnalités s'enchaînent à toute vitesse sur Microsoft 365 et vous avez du mal à lire la roadmap officielle ?

Chaque mois, je publie une nouvelle infographie présentant une astuce, une nouveauté sur les solutions Microsoft teams / Microsoft 365 que vous pouvez utiliser dès aujourd'hui sur votre plateforme.

Comment partager uniquement un canal d'une équipe avec une ou des personnes faisant partie d'une autre organisation (un autre tenant) ?

,Situation :

Ceci est le deuxième volet des canaux partagés. Nous l'avions vu précédemment avec les canaux partagés à l'interne, utile pour partager uniquement un canal quand un collègue ne fait pas partie de mon équipe Teams.

Intéressons-nous aujourd'hui au deuxième cas de figure avec les extérieurs. Si vous travaillez régulièrement avec d'autres organisations qui sont aussi sur Microsoft 365 ou si vous offrez vos services de conseil sur Microsoft 365 pour des organisations qui l'ont déployé, vous avez sans doute été invité dans l'organisation hôte.

Et pour y accéder, vous devez constamment faire la bascule entre votre tenant et celui de l'hôte ... ce qui est à la longue contraignant dans la bascule des accès. Alors comment disposer d'un accès sur une équipe hébergée dans une autre organisation tout en restant connecté avec son identifiant principal ?

,,Solution

C'est dorénavant possible aujourd'hui avec l'arrivée d'un troisième type de canal dans les équipes Teams : les canaux partagés qui peuvent être ouverts à des extérieurs. Une fois ceux-ci activés, les utilisateurs peuvent accéder au canal partagé Teams d'une organisation externe sans avoir à changer de tenant ou à se connecter avec un autre compte.

Votre organisation et celle des personnes que vous invitez doivent avoir une connexion directe B2B configurée par un administrateur pour activer la fonction des canaux partagés avec une autre organisation.

Qu'est-ce que la connexion directe B2B ?

C'est une fonctionnalité configurée par les administrateurs qui permet aux utilisateurs d'une organisation Microsoft 365 de partager un canal avec des personnes et des équipes d'autres organisations Microsoft 365.

Avec la connexion directe B2B, les utilisateurs des deux organisations peuvent travailler ensemble à l'aide de fonctionnalités telles que la conversation, les appels, le partage de fichiers et le partage d'applications à travers la canal partagé

Comment configure-t-on la connexion directe B2B ?

La connexion directe Azure AD B2B est désactivée par défaut. Pour activer la collaboration dans les canaux partagés avec des personnes d'autres

organisations, vous devez :

a) ajouter l'organisation et son nom de domaine complet

b) paramétrer les accès entrants (la possibilité pour des utilisateurs d'organisations externes d'accéder aux ressources de votre organisation). Vous pouvez appliquer ces paramètres à tout le monde, ou vous pouvez spécifier des utilisateurs, des groupes et des applications individuels.

c) paramétrer les accès sortants (la possibilité pour vos utilisateurs vos utilisateurs d'accéder aux ressources d'une organisation externe). Vous pouvez appliquer ces paramètres à tout le monde, ou vous pouvez spécifier des utilisateurs, des groupes et des applications individuels.

Comment un utilisateur externe peut-il être invité ?

Les utilisateurs externes peuvent être ajoutés à un canal partagé de deux manières différentes : c'est-à-dire en tant qu'individus ou en tant qu'équipe.

- En tant que personne (Partager avec des personnes) - Le propriétaire de l'équipe peut ajouter des utilisateurs externes et toute personne au sein de l'organisation dans un

canal partagé. Les utilisateurs qui sont ajoutés à un canal partagé recevront une notification et pourront accéder au canal instantanément.

- En tant qu'équipe (Partager avec une équipe) - Le propriétaire de l'équipe peut envoyer une invitation à l'utilisateur externe qui est un propriétaire d'équipe dans son organisation.

Le propriétaire de l'équipe acceptera l'invitation au nom de son équipe et il sera invité à sélectionner une équipe dont il est le propriétaire. L'équipe sélectionnée aura alors accès au canal partagé respectif en toute simplicité.

,9 Points d'attention sur le canal partagé à l'externe :

- Les mêmes que ceux abordés dans le post sur le canal partagé à l'interne

- La connexion directe B2B et une relation de confiance entre 2 organisations et n'est possible que si les deux organisations autorisent les mêmes accès vers et depuis l'autre organisation.

- Les invités (guests) ne peuvent pas être ajoutés aux canaux partagés. Lorsque vous partagez un canal avec une équipe qui a des invités, ces derniers n'ont pas accès au canal partagé

- Aucun objet utilisateur n'est créé dans votre annuaire Azure AD. Les utilisateurs sont définis par les paramètres d'accès Cross tenant et sont gérés dans Teams

- Si vous avez de l'accès conditionnel avec du MFA, vous devez configurer votre politique pour qu'elle accepte aussi l'organisation externe

- La personne que vous souhaitez inviter au canal partagé doit avoir un compte Teams professionnel ou scolaire dans Microsoft 365.

- Lorsque vous créez une équipe à partir d'une équipe existante, les canaux partagés de l'équipe existante ne sont pas copiés.

- Pas de composants Loop

- Pour les tenants education, les canaux partagés ne sont (malheureusement) pas pris en charge ni dans les équipes de classe ni dans les équipes Personnels

,Mes 3 recommandations

1- Ne vous lancez pas de suite dans la création de canaux partagés. Pensez avant tout à votre schéma de communication global. Pour ce type de collaboration, ai-je bien besoin d'un canal partagé ? ai-je bien besoin de ce canal partagé dans cette équipe ? Ai-je bien réfléchi au cycle de vie de ce canal ?

2- Comme pour les canaux privés, il est préférable dans un premier temps de n'accorder la création qu'à un groupe précisé de personnes ... à paramétrer dans le centre d'administration de Teams

3- Comme pour les canaux privés, faites bien attention à la gestion des propriétaires car un propriétaire de canal partagé ne peut pas être supprimé s'il est le dernier propriétaire d'un ou plusieurs canaux partagés.

De même, Si le dernier propriétaire du canal partagé quitte votre organisation, un membre du canal partagé de votre organisation est automatiquement promu propriétaire du canal partagé. S'il n'y a aucun membre de votre organisation à promouvoir, le canal partagé restera sans propriétaire. Un administrateur Teams devra alors assigner manuellement un propriétaire de canal.

Pensez donc à ajouter plus d'un propriétaire pour éviter cette situation.

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New features are coming fast on Microsoft 365 and you have trouble following the official roadmap ?

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I am a teacher and I use forms. How to add an image instead of text in an answer for a choice type question ?

,Context :

This was a long-awaited request from many Microsoft Forms users: How to allow selecting pictures instead of text in quizzes? How to implement visual selection questions in quizzes?

Indeed, there are several cases where the choice of images is relevant. It is the example of images (logos, areas to be selected, etc ...) that is much easier to choose the answer, when this answer can not be expressed in words or that to express it in words, it would be necessary to make a sentence too long. It is also the example of teachers who can easily use it to help students with reading difficulties and language comprehension problems or foreign students learning the language.

,,Solution,

From now on, it is possible to select photos in the answer choices. Here are the different types of questions and answers where you can add a photo :

- Choice type question : photo insertable in the question field and photo insertable in the answer field

- Open question : photo insertable in the question field

- Evaluation : photo insertable in the question field

- Date : insertable photo in the question field

- Ranking : photo can be inserted in the question field

- Likert : photo to be inserted in the question field

For Choice type questions, there are - 3 ways to get photos -

1) from your computer

2) from Bing search

3) from your OneDrive

And there are - 3 ways to insert photos - in the answer choice

1) Drag and Drop

2) Copy and Paste

3) Bulk import up to 5 images per batch

Once you have added an image to a question, you can adjust its size by enlarging, reducing or zooming in on it to focus on a portion of the image. You can also add alternative text for screen narrators.

My opinion

This is a great new feature and I'm sure many teachers will be excited about it. Here are the few points I would like to highlight :

- It is available for education tenants but also for business tenants

- You have a size limit of 5MB per picture

- Zoom seems to be selected by default when you import pictures. Be sure to deselect it if needed

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Les nouvelles fonctionnalités s'enchaînent à toute vitesse sur Microsoft 365 et vous avez du mal à lire la roadmap officielle ?

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Comment créer une tâche à partir d'une phrase contenue dans un e-mail ?

,Situation :

Nous recevons beaucoup d'e-mails chaque jour et la gestion des tâches peut être fastidieuse. Dans Outlook, tout le monde connait la possibilité de faire glisser tout un e-mail vers ToDo pour générer automatiquement un tâche.

Mais, de temps en temps, focaliser sur une seule phrase ou question dans un e-mail pour générer une tâche peut avoir tout son sens. Alors, comment convertir en tâche vers Todo avec pour sujet la partie que je choisis dans l'e-mail et non pas l'objet de l'e-mail ?

,,Solution

Ce n'est pas une vraie nouveauté mais j'ai été surpris que peu de gens la connaissent autour de moi. Quand vous recevez un e-mail, vous pouvez survoler avec votre souris la partie du texte qui vous intéresse pour voir apparaitre 4 options :

1- Mettre en surbrillance ... pour surligner le texte en jaune ...

2- Ajouter une note ... pour créer un post-it stoché dans OneNote Feed

3- Répondre ... pour répondre directement avec la partie choisie qui s'affichera en citation

4- Créer une tâche ... pour générer une tâche vers ToDo

En sélectionnant la 4ème option, la tâche est directement créée dans ToDo avec pour objet le mot ou la phrase que vous avez sélectionnée.

Et comme pour les tâches ToDo "classiques" provenant d'e-mails, un renvoi vers la totalité du courriel, la mise en favori, la date d'échéance, etc ... sont accessibles.

,Mon avis

La fonctionnalité est vraiment pratique pour gagner du temps sur la nomination des tâches dans ToDo. Le seul chose qui manquerait serait une intégration également vers Tasks-Planner. Mais cela pourrait venir prochainement ???

Si vous avez aimé cette infographie ou cette astuce sur Microsoft Outlook et que vous pensez qu'elle sera également utile à d'autres personnes, n'hésitez pas à la partager

Les nouvelles fonctionnalités s'enchaînent à toute vitesse sur Microsoft 365 et vous avez du mal à lire la roadmap officielle ?

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Comment partager uniquement un canal quand un collègue ne fait pas partie de mon équipe Teams ?

,Situation :

Ah ... la communication et la collaboration dans Teams, c'est un vaste sujet qui questionne toujours autant. Est-ce que je dois créer une équipe ou un canal ? Est-ce que je dois créer une équipe ou un groupe de conversation ? Comment est-ce que j'intègre des personnes dans mon équipe sans qu'ils aient accès à tout ?

Les canaux privés peuvent être une solution mais ils doivent être membres de l'équipe associée et peuvent de fait accéder aux communications et fichiers des canaux standards. Comment est-ce que je peux m'affranchir des contraintes des canaux privés pour ne donner accès qu'à un canal de l'équipe sans que cette personne soit membre de l'équipe ?

,,Solution

C'est dorénavant possible aujourd'hui avec l'arrivée d'un troisième type de canal dans les équipes Teams : les canaux partagés. Ils peuvent être accessibles par des personnes de votre organisation ou des personnes en dehors de votre organisation. Ce post ne concerne que le premier cas (à l'interne) et un deuxième post devrait suivre pour parler de l'externe.

Quand un propriétaire d'une équipe décide de créer un canal partagé, il a le choix entre 4 options.

1. Partager ce canal avec tous les membres de l'équipe Oui/Non

2. Partager avec des personnes - permet d'ajouter des personnes individuelles au canal

3. Partager avec une équipe que vous possédez - vous permet de partager le canal avec une autre équipe dont vous êtes le propriétaire. (Attention, dans ce cas-là, tous les membres de cette équipe auront accès au canal partagé)

4. Partager avec une équipe - partager un canal avec d'autres équipes où vous n'êtes pas un propriétaire. Il y a un processus d'approbation en trois étapes.

Le plus courant sera de partager avec des personnes car la gestion est plus facile mais ce sera à vous d'en discuter avec les membres de votre équipe sur la meilleure des options.

,9 Points d'attention sur le canal partagé :

- Chaque canal partagé dispose d'un site SharePoint dédié

- Il ne peut y avoir que 200 canaux partagés par équipe

- Les canaux partagés sont partagés avec un maximum de 50 équipes

- Les canaux partagés ne prennent pas en charge calendrier de canal, Stream, Planner et Forms

- Lors de la création d'une équipe à partir d'une équipe existante, les canaux partagés de l'équipe existante ne sont pas copiés

- Les notifications des canaux partagés ne sont pas incluses dans les courriels d'activités manquées

- La modération n'est pas supportée dans les canaux partagés (comme elle ne l'est pas non plus pour les canaux privés)

- Les balises ne sont pas supportés dans les canaux partagés (comme ils ne le sont pas non plus pour les canaux privés)

- Pour les tenants education, les canaux partagés ne sont (malheureusement) pas pris en charge ni dans les équipes de classe ni dans les équipes Personnels

,Mes 3 recommandations

1- Ne vous lancez pas de suite dans la création de canaux partagés. Pensez avant tout à votre schéma de communication global. Pour ce type de collaboration, ai-je bien besoin d'un canal partagé ? ai-je bien besoin de ce canal partagé dans cette équipe ? Ai-je bien réfléchi au cycle de vie de ce canal ?

2- Comme pour les canaux privés, il est préférable dans un premier temps de n'accorder la création qu'à un groupe précisé de personnes ... à paramétrer dans le centre d'administration de Teams

3- Comme pour les canaux privés, faites bien attention à la gestion des propriétaires car un propriétaire de canal partagé ne peut pas être supprimé s'il est le dernier propriétaire d'un ou plusieurs canaux partagés.

De même, Si le dernier propriétaire du canal partagé quitte votre organisation, un membre du canal partagé de votre organisation est automatiquement promu propriétaire du canal partagé. S'il n'y a aucun membre de votre organisation à promouvoir, le canal partagé restera sans propriétaire. Un administrateur Teams devra alors assigner manuellement un propriétaire de canal.

Pensez donc à ajouter plus d'un propriétaire pour éviter cette situation.

Voilà pour l'instant pour le canal partagé à l'interne. Un prochain post vous parlera du canal partagé à l'externe.

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How to easily check for unread notifications in the activity feed of my Microsoft Teams?

,Context : When you get a lot of notifications in Teams coming from teams, 1 to 1 conversations or group conversations about replies, likes or @mentions, it's always complicated to keep track of the activities in real time and especially not to miss any. So, how do you make only unread activities appear?

,,Solution, : Until now, it was possible to filter the activity feed according to mentions, replies, reactions, missed calls, applications ... and now, the unread toggle juste came and it is just perfect. Once you enable the button, the activity feed displays all unread notifications (filtered and sorted by date). Very useful to follow closely what you missed. And once all activities have been read, you'll see a message "You're all caught up!". Truly satisfying.

❗ Some points to keep in mind :

- Notifications usually stay in the activity feed for 30 days so it's really worth to use this new feature

- In some case, it is possible to revert a read notification to an unread notification, you will see it again appear in the toggle unread

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Les nouvelles fonctionnalités s'enchaînent à toute vitesse sur Microsoft 365 et vous avez du mal à lire la roadmap officielle ?

Chaque mois, je publie une nouvelle infographie présentant une astuce, une nouveauté sur les solutions Microsoft teams / Microsoft 365 que vous pouvez utiliser dès aujourd'hui sur votre plateforme.

Comment transférer la propriété d'un sondage ou d'un questionnaire quand une personne va partir ou ne fait plus partie de l'organisation ?

,Situation : Quand une personne va quitter ou a déjà quitté une entreprise ou une école ou une université, il est toujours compliqué de faire la passation ou de pouvoir suivre des sondages et des résultats créés à partir du compte individuel d'une personne.

Le offboarding, s'il n'est pas bien organisé, peut être une source de "tracas" pour tous celles et ceux qui restent et doivent reprendre le travail de la personne.

Alors que peut-on faire avec les forms d'une personne avant qu'elle quitte l'organisation ? et que peut-on faire avec les forms de la personne quand elle a déjà quitté l'organisation. Je vous explique tout ça avec ces 2 scénarios.

,,Solution scénario 1 ,> la personne va quitter l'organisation

Pour réaliser le transfert de propriété avant le départ, c'est le propriétaire du forms qui doit réaliser individuellement la procédure.

• Etape 1 :

Dans ses formulaires, la personne choisit le forms à transférer puis clique sur les options pour choisir "déplacer"

• Etape 2 :

La personne choisit le groupe vers lequel elle souhaite déplacer son formulaire et déplace le forms qui se retrouvera désormais dans la section "mes groupes" et non pas "mes formulaires". Seuls les groupes auxquels appartient cette personne sont affichés

Points d'attention :

- La personne qui souhaite transférer la propriété d'un forms vers un groupe doit faire partie de ce dernier

- La propriété d'un forms peut être transférée d'un individu à un groupe, mais pas l'inverse.

- Vous ne pouvez pas transférer la propriété d'un forms qui est partagé avec vous

- Un groupe ne peut pas transférer un forms à un autre groupe.

,,Solution scénario 2 , ,> la personne a déjà quitté l'organisation

Pour réaliser le transfert de propriété du forms à la place de la personne, les conditions suivantes doivent être remplies :

1- Vous êtes l'administrateur global ou l'administrateur de l'application bureautique de l'organisation et vous disposez d'une licence Forms valide.

2- La personne qui est partie a un compte qui a été supprimé ou désactivé.

• Etape 1 :

Dans la barre d'adresse de votre navigateur, remplacez l'URL existante par la suivante :

https://forms.office.com/Pages/delegatepage.aspx?originalowner=\[*email*\]

L'email que vous devez renseigner est bien celui de la personne qui a quitté l'organisation.

• Etape 2 :

Une fois fait, vous avez accès aux forms de l'ancien employé. Et de la même manière que le scénario 1, vous choisissez le forms à transférer pour ensuite le déplacer vers un groupe.

Points d'attention :

- Le formulaire doit être transféré dans les 30 jours suivant la suppression du compte.

- Il n'y a pas de restriction de temps pour transférer la propriété d'un formulaire d'un compte qui a été désactivé (et non supprimé)

2 solutions vraiment pratiques qui doivent nécessairement interroger sur les bonnes pratiques des forms au sien des équipes, la solution à long terme consistant à créer des formulaires dans des groupes, afin que la propriété ne soit pas liée à un individu.

Si vous avez aimé cette infographie ou cette astuce sur Microsoft Forms et que vous pensez qu'elle sera également utile à d'autres personnes, n'hésitez pas à la partager

From October 12th to 14th, Microsoft Ignite (Microsoft's annual conference for professionals, services and enterprise products) was held in Seattle and around the world.

More than 907 sessions and 1212 speakers from around the world to speak around the following topics: Azure, AI, Business Applications, Industry Cloud, Microsoft 365, Power Platform, Security and Windows.

And this year again, there were a lot of announcements. Impossible to mention them all in this article but I have selected 6 announcements that particularly interested me and for which I will follow their development.

,# 1 Microsoft Places: Turn your spaces into places

Who are the people in the office?

How to tell my colleagues that I will be at the office that day?

How to know where my colleagues are?

How to better reserve spaces?

The new connected workplace platform wants to answer all these questions.

Microsoft Places' hybrid scheduling will draw on data from Outlook and Teams and allow you to visualize the upcoming week and know when your colleagues and close associates plan to be in the office. You will be able to view which days are the most crowded in the office, making it easier to meet face to face.

Several administration functions are provided, as well as room maps to see where your closest colleagues are sitting and choose your office accordingly.

Microsoft Places will be available in 2023 and if you want to know more, you can refer to the official announcement.

,#2 : “working hours and location” in Outlook and Teams

For this meeting, who will be on site and Who will be remote ?

In the same spirit as Microsoft Places, here is a new feature to facilitate hybrid work habits. We all know it today. Scheduling a meeting when it comes to determining who can attend in person, who will be remote or if you need a conference room.

Working hours and location is a new little module that allows a user to set their working hours in Outlook by week, specifying when they will be remote or in the office. They can also set different working hours per day, or multiple working slots in a day.

Colleagues can then see each other's work locations by using the scheduling wizard in Outlook, in the people map in Teams, or by opening a person's contact card.

If you want to know more, you can refer to the official announcement.

,#3 : rebranding Office app to Microsoft 365 app

Big change coming: office.com, the Office mobile app and the Office for Windows app will become the Microsoft 365 app, with a new icon, look and additional features.

We will find the interface that we already know with the "create" and "my content" modules, to which will be added :

- Feed : Relevant content based on who you work with and what you work on is surfaced through an easy-to-digest interface to simplify your workflow. Available today for commercial users on the web, Windows, and mobile.

- Tagging : A new way to group and organize your content with custom tags across all types of content. Available today for commercial users on the web and Windows

The changes will begin rolling out for Office.com in November 2022. Then, the changes will begin rolling out for the Office app on Windows and the Office mobile app in January 2023. If you want to know more, you can refer to the official announcement.

,,# 4 : Refresh interface of OneDrive

Change also to the OneDrive sharing interface. This one is enriched with new features particularly interesting:

- Visual file type filters to search better by document type

- The "People" filter to access all the files you have collaborated on by person card. The view shows by default the last people you collaborated with but it is possible to search for other people using a search bar.

- The "Meetings" filter to find files shared in a meeting you attended. This view includes all the meetings you've been invited to, as well as all the files shared in attachments, discussions and even meeting recordings, making it easier to find information.

If you want to know more, you can refer to the official announcement.

,#5 : Microsoft Teams channels reimagined

Change also in the Teams channel interface. This one is enriched with new features particularly interesting:

- The compose box and recent messages now appear at the top of the page. This makes it much easier to create a new message without having to look at the bottom of the window.

- Message composition now groups message types, such as announcements, Q&A, video clip and more to come ...

- Each post in a channel can be pinned more easily and users can also pop out the post, keep an eye on the discussion, while continuing to work on other topics.

- Each channel will have a customizable header if you want to add a particular visual identity to a channel

This interface will be available in private preview by the end of the year and if you want to know more, you can refer to the official announcement.

,#6 : New features coming for Microsoft Loop

The development of Microsoft Loop continues and there have been many announcements. Here are the ones I find most interesting:

- Loop as an application with workspaces, pages and components (that sync with Microsoft 365 applications) to work on collaborative projects such as event planning, product development, brainstorming, etc...

- Loop components in more places (Word for the web + Whiteboard). Loop is now available in Word for the web, Whiteboard and Outlook for Windows. And the best part is that if you want to transfer the conversation to another application, you can copy and paste the component into Teams chat, Outlook or Whiteboard. All content remains synchronized and updated in real time, no matter where your teammates access the component.

- New Loop component types (Polls + Q&A). 2 new modules are introduced. Polls which allows you to create and launch quizzes and word clouds. Q&A for collects answers to questions in real-time across your team and tracks who responds to each question in line, providing clarity on who responds to what.

If you want to know more, you can refer to the official announcement.

From October 12th to 14th, Microsoft Ignite (Microsoft's annual conference for professionals, services and enterprise products) was held in Seattle and around the world.

More than 907 sessions and 1212 speakers from around the world to speak around the following topics: Azure, AI, Business Applications, Industry Cloud, Microsoft 365, Power Platform, Security and Windows.

And this year, I had the privilege to be invited as a speaker to animate 2 sessions, the first one on a decision tree for Microsoft Teams and the second one on hybrid work around the new work habits and Microsoft Viva.

,Microsoft Teams Best Practices, Tips and Tricks from our experts

For Ignite 2022, Laurie Pottmeyer and Stephe Rose asked a panel of our MVP Community real world experts to share what they felt were the most impactful, currently available, Teams features for IT pros and their users.

Following my session, I was asked to write an article for Techcommunity on "Managing Communication Channels in Teams" including some of the ideas from my session, such as the decision tree to understand the differences between a team, a conversation group, a sharing channel, a loop etc ... and point out some of the differences between the Microsoft 365 business and Microsoft 365 education.

You can find this article by clicking on the image below

If you have any questions or comments this post, feel free to contact me

From October 12th to 14th, Microsoft Ignite (Microsoft's annual conference for professionals, services and enterprise products) was held in Seattle and around the world.

More than 907 sessions and 1212 speakers from around the world to speak around the following topics: Azure, AI, Business Applications, Industry Cloud, Microsoft 365, Power Platform, Security and Windows.

And this year, I had the privilege to be invited as a speaker to animate 2 sessions, the first one on a decision tree for Microsoft Teams and the second one on hybrid work around the new work habits and Microsoft Viva.

,Microsoft Teams Best Practices, Tips and Tricks from our experts

For the first one, Laurie Pottmeyer and Stephen Rose invited MVP Community real world experts to hear and see what the most impactful Teams features are for them and their customers.

I presented a session with a strong focus on the right decisions to make in a Teams deployment, beyond just technical governance. I shared a decision tree that I use daily with my customers to make them understand the impact of choices on a team vs. a channel vs. a conversation group, etc...

Here is the description :

Let's stop talking only about technical governance! Any good adoption relies on people and their good understanding of communication and collaboration paths. No good technical governance without good governance of uses. I will propose a small tour of the right decisions and key organizational schema to have on teams, public, private and shared channels, Loop and some governance particularities between business and education tenants.

If you couldn't attend the session, check out the recording below

,Travail et équipes hybrides : où en êtes-vous ? (delivered in French),

For the second one, I was with Sarah El Marjani to animate a round table in French on hybrid work, what has changed in our work habits and I shared with the participants some good tips to find your way in the management of communication channels, in the management of collaboration and new work habits.

We also talked about some of the solutions from Microsoft Viva that can improve the daily life and experience of the employee.

Here is the description :

The pandemic has clearly shown the importance of communication and collaboration with people on site and remotely. What about today? How have the structures in Teams evolved with shared channels? Loop? Viva? What master plan to consider? What best practices to follow? What do we need to know about new features and adoption?

If you couldn't attend the session, check out the recording below

If you have any questions or comments about my 2 sessions, feel free to contact me

Les nouvelles fonctionnalités s'enchaînent à toute vitesse sur Microsoft 365 et vous avez du mal à lire la roadmap officielle ?

Chaque semaine, je publie une nouvelle infographie présentant une astuce, une nouveauté sur les solutions Microsoft teams / Microsoft 365 que vous pouvez utiliser dès aujourd'hui sur votre plateforme.

Comment ajouter des colonnes et des métadonnées dans les espaces fichiers des canaux des équipes Teams ?

,Situation : C'est une nouveauté qui est passée relativement inaperçue car Microsoft n'a pas clairement communiqué dessus. Et pourtant, pour tous ceux qui sont allergiques à l'interface Sharepoint, cette nouvelle possibilité apporte beaucoup pour la gestion des espaces fichiers dans Teams.

Chaque canal d'une équipe Teams a son espace fichiers dédié qui permet aux propriétaires et aux membres de stocker, visualiser et créer toutes sortes de documents. Ces derniers étant éditables par défaut par toutes les personnes de l'équipe, certains problèmes concernant des informations plus précises sur le sujet du fichier, le créateur du fichier ou le statut dans le cycle de vie du fichier étaient présents et obligeaient les personnes de l'équipe à ouvrir dans une fenêtre séparée le Sharepoint pour y ajouter des colonnes et des métadonnées. L'ennuyeux était que ces modifications dans le Sharepoint n'étaient pas "synchronisées" ni visibles directement dans l'espace fichiers de l'équipe.

,,Solution, : La vue en grille que l'on connait par ailleurs dans Sharepoint ou Microsoft List est désormais présente dans chaque espace fichiers d'un canal. Elle permet à tous les membres d'une équipe d'enregistrer des métadonnées, des attributs personnalisés sur les fichiers afin de les organiser, filtrer ou les trier.

C'est très simple à réaliser. Une fois que l'on a cliqué sur le bouton "Modifier en mode grille", une nouvelle interface prend forme et une personne de l'équipe peut y ajouter une colonne qui pourra être par exemple : personne, texte, date et heure, choix, nombre, etc ... Pratique quand on veut spécifier par exemple qui est le propriétaire du fichier ou si le fichier est prêt à être validé.

5 points importants à savoir :

- La colonne Nom peut être modifiable

- Les 2 colonnes suivantes "modifié" et "modifié par" sont en lecture seule uniquement

- Les modifications que l'on apporte en mode grille sont synchronisées et visible dans le site Sharepoint de l'équipe

- Et vice versa, les colonnes qu'une personne ajoute par le Sharepoint de l'équipe sont aussi répercutées sur la vue fichiers dans l'équipe Teams

- Il est possible ainsi de filtrer les éléments par colonne

Si vous avez aimé cette infographie ou cette astuce sur Microsoft Teams et que vous pensez qu'elle sera également utile à d'autres personnes, n'hésitez pas à la partager

New features are coming fast on Microsoft 365 and you have trouble following the official roadmap ?

Every week, I publish a new infographic presenting a tip, a new feature on Microsoft teams / Microsoft 365 solutions that you can use today on your platform.

In Microsoft Teams education assignment, how to add a video of you talking through your feedback to the student ?

,Context : There are different ways for teachers to give feedback on assignments. Previously, in Microsoft Teams assignments, the teacher only had the choice of text block to give feedback before returning the assignment to the student.

Now, many know that video feedback is beneficial in learning because students pay more attention to a video that is personally addressed to them than to a written comment that they are unlikely to read.

So how do you get a video recorder to appear in Microsoft Teams assignments?

,,Solution, : Since the "back to school", Microsoft teams assignments have been enriched with many features. Concerning video option, it was possible for a teacher to record his video as an assignment instruction and for the student to record himself in video to answer an assignment.

From now on, the feedback text block has 3 new options which are

1/ creating a new file (word, excel, powerpoint, whiteboard) or

2/ attaching a file from OneDrive or from your computer or

3/ recording a video or an audio.

The video is recorded via Stream and stored in the Team Sharepoint and we have options to draw, add stickers or photo or record a video without sound or without the camera with only audio. Really handy !

❗ Several points to keep in mind :

- The video recorder only works on the latest versions of Microsoft Edge or Google Chrome on Windows or Mac OS X, and not in firefox browser

- You must also check that you have activated in the settings of Teams that you have authorized in assignment your camera, microphone and speakers

What I think about it

Let's start with the positive points

- The video recording is very easy to use and the fact that you can record only the audio is a real plus to give a different feedback to the assignments

- When a student sends a video as an assignment, it is always better for a teacher to give feedback in video

Let's move on to the negative points

- The fact that the video is recorded via Stream brings the power of Stream, especially in terms of transcription or why not in terms of chaptering the video. However, to do these last 2 things, you have to go through the new stream and make changes to the video feedback via this space.

- The video recorder in Microsoft Teams does not offer screen capture. This is very useful and yet this feature is present when you start a video recording in the new stream.

- The video recorder also does not offer a background blur or the text to insert on the video. However, these two options are present in Microsoft Flip, which can be added as an application in the homework. Some teachers will probably stay with Microsoft Flip.

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New features are coming fast on Microsoft 365 and you have trouble following the official roadmap ?

Every week, I publish a new infographic presenting a tip, a new feature on Microsoft teams / Microsoft 365 solutions that you can use today on your platform.

How to create a quiz or a form with a timed response ?

,Context : For those who are on Microsoft 365 education, this new feature in Microsoft Forms should interest you in this period of "back to school".

In some situations, teachers may want to set up timed assessments. Prior to this new feature, the only option in Forms was to set a start date with a start time and an end date with an end time as well. Although this was convenient, it was necessary to warn the participants of the time they had to answer the quiz and no timer was displayed.

I know many people who are looking for a simpler and more automated way to set up a timer into a class quiz, for example.

,,Solution, : A new feature appeared in Microsoft forms settings allowing you to set up a timed response (in minutes) with values between 1 and 999. When a student or a participant answers, he/she will see the time countdown at the top of the window. And once the time is exceeded, the answer is automatically validated and sent. Really handy!

Several points to keep in mind :

- The timer works on both form and quiz

- The timer works on forms/quiz sent internally but also those sent externally with the "anyone can respond" option

- The timer in Microsoft Forms is available on both education and business tenants

- When a student or a participant could not answer one or more questions in time, the teacher or the quiz creator will see in the results "no answer provided".

What I think about it

Excellent new feature that meets a real need. One small regret though, I think it would have been nice in the results window to see a label or an icon in front of each question that was not answered in time or to have the possibility to see the time spent on each question to understand if the person really did not have time to answer or spent a lot of time without being able to find an answer.

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Les nouvelles fonctionnalités s'enchaînent à toute vitesse sur Microsoft 365 et vous avez du mal à lire la roadmap officielle ?

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Comment restaurer une ou des balises affectées à des personnes et que vous avez supprimées ?

,Situation : Les balises dans Teams sont un excellent moyen d'atteindre rapidement un groupe particulier de personnes à la fois avec un post.

La fonctionnalité est similaire à celle de l'@mention de personnes, sauf que vous @mentionnez un groupe de personnes en fonction d'attributs tels que le rôle, le projet, les compétences, la formation, le lieu et même le statut de l'utilisateur pour les tenants éducation (administratif, enseignant, étudiant)

Jusqu'alors, la petite difficulté était que si vous supprimiez une balise par erreur, vous deviez la recréer à partir de zéro

,,Solution, : Une nouvelle fonctionnalité est apparue dans les paramètres de l'équipe / Balises et elle vous permet de restaurer les balises supprimées dans un délai de 30 jours après la date de suppression affichée sur la ligne de la balise.

2 points importants à savoir :

- Si le paramètre des balises au niveau de l'équipe "Les balises sont gérées par" est réglé sur "Propriétaires et membres de l'équipe", tous les membres de l'équipe pourront voir et restaurer les balises supprimées.

- Si le paramètre de gestion des balises au niveau de l'équipe "Les balises sont gérées par" est défini sur "Propriétaires de l'équipe", alors seuls les propriétaires de l'équipe pourront voir et restaurer les balises supprimées.

Petit Bémol :

Même si cette fonctionnalité est très pratique, j'aurais aimé avoir aussi la possibilité de restaurer la balise au niveau de la personne et non pas au niveau global de la balise regroupant l'ensemble des personnes.

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How to change the default expiration meeting recording setting to a shorter or longer duration ?

,Context : With the pandemic and the growing increase in hybrid work, online meetings have become the norm. You're an administrator of a tenant and you want to free up storage space so you're not burdened with space-consuming meeting records that are usually not seen after 1 month.

,,Solution, : Within the Teams admin center, you can change now the default expiration setting for recordings stored in OneDrive and SharePoint. Automatically, the setting is set to 120 days and the expiration date is calculated as the day it's created plus the default number of days set in the Teams policy by the admin.

These values can be changed as follows :

- Minimum value: 1 day

- Maximum value: 99,999 days

- You can also uncheck the box "meetings autoamtically expire" so the recordings never expire

All users will see a notification about the expiration date in the recording thumbnail and a red icon next to the file in the OneDrive or SharePoint folder 14 days before the file expires.

Before the expiration date, if you are the video owner, you will still have the possibility to extend the expiration from the options "Extend by 7 days," "Extend by 30 days," "Extend by 60 days", "No expiration".

!! For education clients !!

If you are in A1 licensing plan, recordings will be moved to the recycle bin 30 days after creation. To retain recordings for longer than 30 days A1 users will need to download the file to a non-synced folder.

If you are in A3, A5 licensing plan, you will be able to change the default expiration as mentionned above

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Les nouvelles fonctionnalités s'enchaînent à toute vitesse sur Microsoft 365 et vous avez du mal à lire la roadmap officielle ?

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Comment ne pas rendre visible les détails de certains de vos rendez-vous en activant le mode privé sur Outlook ou Teams ?

,Situation : Vous avez peut-être partagé votre calendrier avec certains de vos collègues en leur attribuant des autorisations comme " Peut afficher tous les détails " ou " Peut afficher les titres et les lieux ". Mais il arrive de temps en temps que vous ne souhaitiez pas que ces personnes puissent voir le contenu de vos rendez-vous et vous cherchez à masquer les détails associés

,,Solution, : Une nouvelle fonctionnalité est apparue dans l'interface d'édition des rendez-vous sous l'onglet "Afficher comme" et elle vous permet de paramétrer 2 choses :

Votre statut de présence pour ce rendez-vous

- Disponible

- Provisoire

- Occupé

- Travaille ailleurs

- Absent du bureau

> Très pratique pour signaler par exemple que vous assistez à la réunion mais que vous n'êtes pas sur site

La confidentialité de ce rendez-vous

- Mode privé

Lorsque vous choisissez le mode privé, tous les détails de cette réunion seront masqués pour les personnes qui ont la vue sur votre calendrier.

Pour vous, il s'affichera avec une icône "cadenas" sur votre calendrier et pour les autres, il s'affichera aussi avec cette icône mais le titre sera remplacé par "rendez-vous privé" et les détails seront masqués.

> Une astuce donc très pratique pour limiter le voyeurisme de certains/certaines.

Petit Bémol concernant le visu des personnes pour des invitations à l'interne :

Même si ça marche bien pour les invitations que vous envoyez à des personnes extérieures, c'est un peu moins le cas avec des invitations à l'interne.

Je m'explique (même si c'est tiré un peu par les cheveux) .... :

la personne qui a la vue sur votre calendrier avec les autorisations citées ci-dessus pourra voir aussi que le créneau a été bloqué sur le calendrier de la personne en interne que vous avez invitée. Et par déduction "malveillante", elle pourra donc deviner ou pas les personnes invitées à l'interne dans ce fameux rendez-vous privés.

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