A new month is already here and also a new update for the Office 365 For IT Pros has been released. As always, you can find all the updates we have added in our Web Site:

Office 365 for IT Pros May 2026 Update

Office 365 evolves continuously adding new features and functionalities, what makes the writing team busy month by month to include all this new stuff.

Nuevo mes y nueva actualización del libro de referencia de Office 365 en la que hemos estado trabajando el equipo de autores durante el mes pasado. Los detalles de las actualizaciones realizadas los podéis encontrar en nuestro Sitio Web:

Office 365 for IT Pros May 2026 Update

Office 365 evoluciona de forma constante y por este motivo, nuestro libro evoluciona de forma constante e incorpora los detalles de las nuevas características liberadas por Microsoft.

A new month is already here and also a new update for the Office 365 For IT Pros has been released. As always, you can find all the updates we have added in our Web Site:

Office 365 for IT Pros Update for April 2026

Office 365 evolves continuously adding new features and functionalities, what makes the writing team busy month by month to include all this new stuff.

Nuevo mes y nueva actualización del libro de referencia de Office 365 en la que hemos estado trabajando el equipo de autores durante el mes pasado. Los detalles de las actualizaciones realizadas los podéis encontrar en nuestro Sitio Web:

Office 365 for IT Pros Update for April 2026

Office 365 evoluciona de forma constante y por este motivo, nuestro libro evoluciona de forma constante e incorpora los detalles de las nuevas características liberadas por Microsoft.

A new month is already here and also a new update for the Office 365 For IT Pros has been released. As always, you can find all the updates we have added in our Web Site:

March 2026 Update for Office 365 for IT Pros

Office 365 evolves continuously adding new features and functionalities, what makes the writing team busy month by month to include all this new stuff.

Nuevo mes y nueva actualización del libro de referencia de Office 365 en la que hemos estado trabajando el equipo de autores durante el mes pasado. Los detalles de las actualizaciones realizadas los podéis encontrar en nuestro Sitio Web:

March 2026 Update for Office 365 for IT Pros

Office 365 evoluciona de forma constante y por este motivo, nuestro libro evoluciona de forma constante e incorpora los detalles de las nuevas características liberadas por Microsoft.

One of the latest features added to the native PDF file support in SharePoint and OneDrive is the native integration of Copilot, so that when you select text in an open PDF file, the option to ask Copilot about that text is displayed:

When you click the small arrow next to the ‘Explain this’ text box, the Copilot side panel opens with the corresponding explanation of the selected text.

Siguiendo con la serie de artículos sobre el análisis de Imágenes con Copilot en OneDrive y Acciones de IA en SharePoint, os dejo un video demostrativo al respecto.

A new month is already here and also a new update for the Office 365 For IT Pros has been released. As always, you can find all the updates we have added in our Web Site:

February 2026 Update for Office 365 for IT Pros

Office 365 evolves continuously adding new features and functionalities, what makes the writing team busy month by month to include all this new stuff.

Nuevo mes y nueva actualización del libro de referencia de Office 365 en la que hemos estado trabajando el equipo de autores durante el mes pasado. Los detalles de las actualizaciones realizadas los podéis encontrar en nuestro Sitio Web:

February 2026 Update for Office 365 for IT Pros

Office 365 evoluciona de forma constante y por este motivo, nuestro libro evoluciona de forma constante e incorpora los detalles de las nuevas características liberadas por Microsoft.

Copilot in OneDrive and the AI Actions in SharePoint include image‑specific capabilities such as performing image analysis, extracting text, or interpreting an image from a file. As an example, let’s take a look at how these actions work with an image stored in a SharePoint Library (the process is the same for OneDrive):

For example, if we use ‘Explain image’, this is the result we will get:

And in the case of extracting text (or performing OCR), this would be the result:

El pasado martes 20 de enero tuve el honor de participar en la M365Con, evento dirigido por Marcel Broschk. Durante mi sesión, cubrí Copilot in OneDrive y las AI Actions disponibles para Sitios SharePoint, detallando casos de uso, escenarios prácticos y capacidades disponibles así como limitaciones existentes. También demostré como crear Agentes en OneDrive for Business mostrando el potencial para organizar la gestión de conocimiento y la automatización.

Podéis descargar las slides de mi sesión desde el siguiente enlace: https://github.com/jcgonzalezmartin/jcgonzalez/tree/master/Conference%20Materials/M365%20Con

Copilot en OneDrive y las Acciones de IA en SharePoint incorporan acciones específicas para imágenes como realizar un análisis de esta, extraer texto o interpretar una imagen a partir de un archivo. A modo de ejemplo, vamos a ver como funcionan estas acciones con una imagen almacenada en una Biblioteca de SharePoint (Para OneDrive es igual):

Por ejemplo, si hacemos uso de “Explain image” este es el resultado que tendremos:

Y para el caso de extraer texto (o hacer OCR) este sería el resultado:

On Tuesday, January 20th, I had the honor of participating in M365Con, an event expertly led by Marcel Broschk. During my session, I covered Copilot in OneDrive and the AI Actions available for SharePoint sites, detailing key use cases, practical scenarios, currently available capabilities, and existing limitations.

I also demonstrated how to create Agents in OneDrive for Business, showcasing their potential to streamline knowledge management and automation.

You can download the slides from my session here: https://github.com/jcgonzalezmartin/jcgonzalez/tree/master/Conference%20Materials/M365%20Con

Este martes 20 de enero a las 19:00 (hora de Ámsterdam) estaré impartiendo una sesión 100% práctica en el evento virtual M365 Con:

“Copilot en SharePoint y OneDrive: El camino hacia una gestión documental eficiente e inteligente.”

Durante más de 25 años, SharePoint —y posteriormente OneDrive— han ayudado a millones de usuarios a organizar, gestionar y trabajar con documentos. Ambas plataformas han evolucionado constantemente para mejorar la eficiencia y la productividad.

Con la llegada de Microsoft 365 Copilot, entramos en una nueva etapa. Copilot transforma la forma en que interactuamos con la información en Microsoft 365: cómo la encontramos, generamos, gestionamos y cómo convertimos los datos en conocimiento útil.

En esta sesión práctica exploraremos:

• Cómo Copilot en OneDrive incrementa la productividad individual y de equipos
• Cómo Copilot en SharePoint impulsa una gestión documental más inteligente
• Casos reales para optimizar de creación y comprensión de contenido
• El papel fundamental de la IA en las estrategias modernas de gestión de la información

Si quieres conocer cómo la IA y Copilot están redefiniendo la gestión documental, ¡esta sesión es para ti!

Acompáñame en M365 Con y descubramos juntos el futuro de la gestión inteligente de contenidos: https://m365con.net/talks/copilot-in-sharepoint-onedrive-the-path-toward-efficient-and-intelligent-document-management/

A new month is already here and also a new update for the Office 365 For IT Pros has been released. As always, you can find all the updates we have added in our Web Site:

January 2026 Update for Office 365 for IT Pros

Office 365 evolves continuously adding new features and functionalities, what makes the writing team busy month by month to include all this new stuff.

Nuevo mes y nueva actualización del libro de referencia de Office 365 en la que hemos estado trabajando el equipo de autores durante el mes pasado. Los detalles de las actualizaciones realizadas los podéis encontrar en nuestro Sitio Web:

January 2026 Update for Office 365 for IT Pros

Office 365 evoluciona de forma constante y por este motivo, nuestro libro evoluciona de forma constante e incorpora los detalles de las nuevas características liberadas por Microsoft.

Microsoft sur le point de publier un nouveau didacticiel dans la fenêtre de partage de contenu de Microsoft 365. Le but est de faciliter la prise de décision lors du partage de contenu.

Lorsque vous allez partager du contenu de Teams, SharePoint et OneDrive, vous trouverez un point d’interrogation en haut à droite de la fenêtre de partage. Si vous cliquez sur ce lien vous aurez l’option d’afficher le didacticiel qui vous proposera 5 étapes. Le texte des étapes sera probablement revu avant la mise en production finale.

Étape 1 Définissez facilement les autorisations

Lorsque vous ajoutez un nom, un groupe ou un e-mail, vous pouvez facilement sélectionner le type d’accès que vous souhaitez que les utilisateurs aient. Ce paramètre s’applique à la fois à la copie du lien et à l’envoi d’une invitation.

Étape 2 Accorder l’accès aux personnes que vous ajoutez ci-dessus

Vous pouvez accorder l’accès aux personnes que vous avez ajoutées en sélectionnant Inviter pour qu’elles reçoivent une invitation par e-mail pour accéder à cet élément.

Ajoutez un nom, un groupe ou un e-mail avec lesquels partager du contenu et ils recevront une invitation par e-mail pour accéder à cet élément.

Étape 3 Copier le lien pour le partager

Collez le lien où vous voulez le partager, par exemple un message de conversation ou un e-mail.

Étape 4 Modifier les paramètres de lien

Vous pouvez définir des autorisations plus détaillées pour le lien. Note: Vous devez cliquer sur l’icône de roue qui se trouve à gauche du texte copier le lien.

Étape 5 Gérer l’accès

Affichez et gérez la façon dont les utilisateurs accèdent à cet élément. Cette option n’est pas très claire, car il n’y a pas de bulle qui indique que vous devez cliquez sur les icône de personnes qui se trouve en bas à gauche de l’écran, pour gérer les accès.

In my previous blog post Creating Colored Folders in SharePoint Online and OneDrive, we saw how to create colored folders in SharePoint online document libraries and OneDrive for Business using user interface (UI) from browser. In this blog post, we’ll explore how to create colorful folders in SharePoint Online using CLI for Microsoft 365, a powerful command-line tool that extends SharePoint’s capabilities.

This new feature of coloring SharePoint & OneDrive folders allows users to assign a color label to folders, providing a visual cue for organization and categorization. However, it’s essential to understand how this works internally and what values are used for coloring folders in SharePoint Online and OneDrive for Business.

Thanks to Tetsuya Kawahara and his PnP PowerShell script sample at Create Colored Folder which explains SharePoint uses the column with internal name as _ColorHex to store the color setting information of folders. The _ColorHex field is a hidden field within SharePoint libraries, and it is not visible by default in standard views. This field stores the color as a numeric value corresponding to each color.

SharePoint supports a predefined set of 16 numerical color values that can be used to color folders. The following table shows the numerical values corresponding to each color:

Color	_ColorHex value
Yellow	Empty or 0
Dark red	1
Dark orange	2
Dark green	3
Dark teal	4
Dark blue	5
Dark purple	6
Dark pink	7
Grey	8
Light red	9
Light orange	10
Light green	11
Light teal	12
Light blue	13
Light purple	14
Light pink	15

We will see how to use these _ColorHex column values to create a new folder in SharePoint online document library using CLI for Microsoft 365 below:

Step 1: Install the CLI for Microsoft 365

Before we can start working with the CLI for Microsoft 365, we need to install it. You can install the CLI for Microsoft 365 by using below NPM commands or by following the instructions on the official documentation page:  CLI for Microsoft 365 – Installation.

npm install -g @pnp/cli-microsoft365

You have to use below command if you want to install beta version of CLI for Microsoft 365:

npm install -g @pnp/cli-microsoft365@next

Step 2: Create colored folder using CLI for Microsoft 365

After installation of CLI for Microsoft 365,  you can use below CLI for Microsoft 365 script to create a new colored folder in SharePoint online document library using CLI for Microsoft 365:

# Set Variables
$siteUrl = "https://contoso.sharepoint.com/sites/work"
$relativeUrlOfParentFolder = "/ColoredFolders"
$documentLibraryDisplayName = "Colored Folders"
$folderName = "Confidential"
$folderColor = 1

try {
    # Get Credentials to connect to SharePoint Online site
    $m365Status = m365 status
    if ($m365Status -match "Logged Out") {
        m365 login
    }

    # Create the folder
    $newFolder = m365 spo folder add --webUrl $siteUrl --parentFolderUrl $relativeUrlOfParentFolder --name $folderName | ConvertFrom-Json

    # Get the created folder item
    $newFolderItem = m365 spo listitem get --webUrl $siteUrl --listTitle $documentLibraryDisplayName --uniqueId $newFolder.UniqueId | ConvertFrom-Json

    # Change the value of the _ColorHex column of the created folder to change the color
    m365 spo listitem set --webUrl $siteUrl --listTitle $documentLibraryDisplayName --id $newFolderItem.Id --_ColorHex $folderColor

    Write-Host "Folder created and color changed successfully." -ForegroundColor Green
    Write-Host "Folder URL: $siteUrl/$relativeUrlOfParentFolder/$folderName" -ForegroundColor Green
}
catch {
    Write-Host "An error occurred: $_" -ForegroundColor Red
}
finally {
    # Disconnect from SharePoint site
    m365 logout
}

Once you run above script successfully and navigate to SharePoint document library, you will see that new colored folder is created inside the SharePoint document library as given below: 

Conclusion

Adding color to your folders in SharePoint Online document libraries using CLI for Microsoft 365 is a simple yet effective way to enhance the visual organization and management of your documents. This can improve user experience and help users quickly identify and access the content they need. Experiment with different colors and organizational schemes to find what works best for your team or organization.

Learn more

• SharePoint Online: Apply JSON View formatting using CLI for Microsoft 365
• Set SharePoint site home page using PnP PowerShell and CLI for Microsoft 365
• Enable/Disable SharePoint Online List Comments using CLI for Microsoft 365
• Add/Update image columns in SharePoint lists using CLI for Microsoft 365
• Enable or Disable the Social Bar (Like, Views, Save for later) from SharePoint online sites