Quels usages pour la collaboration sur Teams ?

• Microsoft Teams est l’endroit pour travailler en collaboration en équipe. La messagerie instantanée est la place pour les échanges brefs, ou l’échange d’informations qui peuvent être transmises en différé. Les prises de décision ont également leur place dans une messagerie d’équipe.
• Le flux d’activité remplace les mails adressés au sein d’une équipe. Attribuer des émoticônes permet de réduire le nombre de messages courts, souvent envoyés à la chaîne au sein d’une équipe.
• Tendre vers le “zéro pièce jointe” en interne : la production documentaire s’effectue dans la partie “fichiers”. Organiser les documents froids, officiels dans ces espaces de référence.
• Teams permet également de coordonner les activités d’équipe, avec un large choix d’applications à ajouter à son espace.

Et quels usages encore pour le mail ?

• Le mail reste utile pour des sujets formels où il faut pouvoir garder une trace écrite, comme les bulletins de paie ou des demandes de congés.
• Il peut être conservé pour des échanges avec l’externe ou l’envoi d’information officielle, comme des demandes / envoi de devis, la promotion d’un événement annuel.

Comment co-pratiquer les deux ?

• Définir ensemble en équipe l’hygiène d’utilisation que l’on souhaite mettre en place. Les usages déviants de l’email peuvent évoluer vers des pratiques plus vertueuses.
• L’éditeur Microsoft nous propose également beaucoup d’interconnexions entre Outlook et Teams : nous pouvons ainsi retrouver notre agenda Outlook dans Teams, accéder au chat Teams depuis Outlook, envoyer un mail directement sur le fil d’actualité d’un Teams, …

 

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Pour en savoir plus

Pour choisir le meilleur outil pour la collaboration ou accompagner les collaborateurs dans la réduction du mail, rendez-vous sur notre site.

L’intranet a un rôle central et structurant dans la communication interne. Il est la vitrine numérique des actualités du groupe mais il permet aussi d’accéder à l’ensemble des référentiels de l’entreprise, qu’ils soient documentaire, de procédures ou même de services.

Pour mettre en place un intranet, on distingue plusieurs phases importantes :

• Le cadrage et la définition du futur portail
• L’intégration
• L’adoption

1 – Cadrage et définition du portail intranet

Cette étape doit absolument commencer le projet.

Il s’agit dans un premier temps d’évaluer le besoin. La méthode la plus plébiscitée est celle du design thinking en essayant de répondre au maximum aux besoins utilisateurs, car ce sont eux qui seront les consommateurs finaux du site intranet.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser la méthode des personae. Une fois le besoin évalué, il vous faudra identifier quelle solution SaaS du marché vous souhaitez utiliser pour déployer votre intranet. Une analyse des solutions du marché est disponible gratuitement dans notre état de l’art annuel : Etat de l’art 2021.

Vous pourrez en parallèle définir l’organisation de l’information et l’arborescence que vous souhaitez mettre en place dans votre intranet. Vous pouvez à nouveau vous appuyer sur des utilisateurs pour réaliser des tests de l’UX de votre portail.

2 – Intégration de l’intranet

Une fois toutes ces informations réunies, deux choix s’offrent à vous.

Première option, vous pouvez passer par le traditionnel cahier des charges en réunissant toutes les spécifications fonctionnelles.

Seconde option, plus fréquente pour des outils SaaS, vous pouvez passer par une méthodologie agile et écrire les user stories de votre backlog. La suite s’opérera comme un projet d’intégration IT classique, pour laquelle nous vous préconisons d’adopter une approche agile et d’éviter son opposé, le cycle en V.

Nous vous conseillons également de fonctionner avec une approche MVP (minimum viable product) qui vous permettra de sortir de terre un produit plus rapidement pour pouvoir en tester les fonctionnalités auprès des users.

3 – Contribution et adoption de l’intranet :

Une fois le premier travail sur la forme réalisé, le site intranet est comparable à une coquille vide qu’il vous faut remplir. Il est alors nécessaire de mobiliser l’ensemble des parties prenantes afin qu’elles contribuent aux différentes pages de cet intranet.

Il est important que ces personnes – relais de communication locaux, référents métier – soient formées et accompagnées pour être autonomes sur la complétion et l’ajout des contenus.

Bien sûr, l’adoption d’un intranet corporate est un énorme enjeu pour la communication interne du groupe. Il est important d’organiser un événement de lancement conséquent le jour du Go Live pour en faire connaître les moyens d’accès. Si votre intranet remplace un outil existant, il vous faudra assurer une période de transition et de migration des contenus en assurant un accès rapide vers le nouveau site.

Vous avez la possibilité de fournir à votre intranet une véritable image de marque, associé à la marque corporate ou non. Il vous faudra ensuite utiliser l’ensemble des moyens de communication à votre disposition pour vous assurer que les collaborateurs ont bien connaissance de l’existence de ce nouveau média de communication, au cœur de la communication interne de l’entreprise.

 

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Vous souhaitez être accompagné dans le choix, l’intégration ou l’adoption d’un nouvel intranet ? Chez Lecko, l’accompagnement des entreprises au travers de ces différentes phases est notre métier. N’hésitez pas à consulter notre site web et à télécharger gratuitement notre dernière étude sur la transformation interne des entreprises.

Dans un monde en mouvement, savoir changer est crucial pour rester libre de ses choix. Si l’entreprise n’a pas toujours valorisé cette capacité, son injonction est aujourd’hui omniprésente. Devenir acteur du changement peut prendre plusieurs formes. Certains rassurent en expliquant avec pédagogie, d’autres inspirent en montrant l’exemple, d’autres encore mettent en mouvement en fédérant un collectif…

Encourager chacun à être acteur de son changement

L’entreprise a formé des chefs de projet par le passé, pourquoi ne formerait-elle pas des acteurs de la transformation ? Cela commence par identifier ceux qui s’investissent dans cette voie pour muscler leurs pratiques. Ensuite il s’agit d’inspirer ceux qui ont le potentiel de lancer des initiatives fédératrices et leur apporter les clefs de réussite. Adopter un langage méthodologique commun et accompagner ces porteurs d’initiatives de transformation – modestes comme ambitieuses – sont de notre point de vue les bases pour encourager chacun à prendre sa part dans la transformation et à en tirer une satisfaction.

Tous acteurs du changement

Il est difficile de progresser si nos interlocuteurs n’évoluent pas de leur côté. Pour vous aider à devenir vous aussi acteur du changement, nous avons deux conseils principaux :

• identifiez d’abord un contexte qui mobilise un cercle de personnes auquel vous appartenez,
• commencez par mobiliser les personnes les plus enthousiastes et appétentes vis-à-vis du changement et de nouvelles pratiques de travail.

Aider chacun à être acteur de son changement vise à bannir le statu quo et valoriser l’exploration. L’état d’esprit développé à l’échelle individuelle transpire ensuite progressivement au sein des équipes.

 

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Vous souhaitez en apprendre davantage sur comment passer à l’action en tant qu’acteur du changement ? Découvrez notre newletter transformer.lecko.fr

Découvrez les différents profils de porteurs du changement

Et vous, quel acteur de la transformation êtes-vous ?

 

Microsoft Teams est l’outil de collaboration d’équipe de la suite Microsoft 365. Parmi les acteurs principaux du marché, Teams offre à l’entreprise et aux équipes de nombreux avantages.

 

Les 6 grands avantages de Teams sont : 

1. La possibilité de centraliser toutes les activités de l’équipe 

Là où on avait un outil pour communiquer, un outil pour gérer les fichiers, un autre pour organiser le suivi de l’activité encore un autre pour les notes etc,… Teams permet de centraliser les conversations, les notes, les fichiers les applications, la gestion des tâches,…

2. Une communication fluide 

Teams apporte de l’instantanéité à la collaboration : il permet de se réunir à distance mais aussi d’interagir au quotidien avec ses collègues.

3. Un pilier du travail a distance 

Malgré la distance et le télétravail, Teams permet aux membres d’une équipe de collaborer efficacement même à distance en donnant accès à l’ensemble des contenus et échanges nécessaire à l’opérationnel.

4. Moins d’emails 

En apportant plus de transparence et en outillant plus efficacement les échanges d’équipe, Teams permet de réduire le nombre d’emails reçus et les irritants liés au trop plein d’emails.

5. L’accès à l’information en toute transparence 

Teams permet à tous les membres d’une équipe de trouver la bonne information au bon moment. Les éléments de travail sont en effet centralisés dans un outil unique et bien identifié par l’ensemble des parties prenantes.

6. L interconnectivité avec d’autres applications 

Il est possible de connecter Teams avec des applications tierces, auxquelles vous pourrez ainsi accéder directement depuis vos espaces Teams. De la sorte il est possible de faire des ponts avec des applications Microsoft (Forms, Planner…) mais également avec de nombreuses autres applications de management visuel, gestion de projet, prise de note, analytiques,… 

 

Bien utilisé, Teams permet de gagner en productivité et en confort au quotidien et s’impose comme un hub de collaboration pour votre équipe et vos projets.

 

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Pour en savoir plus

S’appuyer sur la messagerie d’équipe pour devenir Agile au quotidien

Comment définir sa gouvernance autour de Teams ?

Qu’est ce que le travail hybride ?

La crise sanitaire qui a bouleversé nos quotidiens en 2020 et 2021, a fait émerger un nouveau mode de travail : le travail hybride.
Si le confinement nous a pour beaucoup imposé le télétravail, le travail hybride vise, comme son nom l’indique à combiner le travail en présentiel et le télétravail ou home office. Les modalités varient en fonction des entreprises et des activités.

Il existe ainsi plusieurs formes de travail hybride. Certaines entreprises choisissent de faire revenir au bureau leurs salariés 1 jour par semaine, d’autres 4, etc… Dans certains cas, les salariés sont libres de définir l’équilibre de travail en présentiel et à distance qu’ils souhaitent adopter.

Quels sont les enjeux du travail hybride ?

Le travail hybride redistribue les cartes de l’importance et du rôle des bureaux dans le travail.

La nature des bureaux et leurs fonctions vont progressivement changer pour devenir davantage des lieux de sociabilisation, ou d’animations d’ateliers, de réunions etc… Le travail hybride verra demain les collaborateurs revenir aux bureaux pour créer du lien, ou accomplir des tâches spécifiques pour lesquels les bureaux auront été pensés.

Si l’organisation hybride vise à combiner les avantages du travail en présentiel et ceux du télétravail, tout en baissant au maximum les inconvénients de ces deux modes de travail, il conviendra de veiller à quelques points d’attention :

• Le fonctionnement de l’équipe est à penser comme étant en 100% télétravail
• Les dysfonctionnements liés au télétravail forcé et précipité (la perte de contrôle des agendas, les incohérences d’usage des canaux de communication ou les tunnels de réunions inutiles) doivent être discutés en équipe
• L’importance donnée au lieu de travail est propre à chacun, il est donc important de rester à l’écoute afin de pouvoir mieux remédier aux frustrations ou aux attentes

L’hybridation du travail a changé nos manières de penser le lieu de travail, la communication, le management agile et même de travailler, et les entreprises doivent s’adapter pour imaginer le nouveau mode de travail qui conviendra le mieux à leur culture, leur activité, et leur collaborateurs.

Chez Lecko, nous pensons que les changements liés à l’hybridation du travail s’accompagnent et nous avons créé une offre, in’Flow, pour permettre aux équipes de questionner leur pratiques de travail et à améliorer leur fonctionnement de façon continue. Le dispositif prend place à distance et à été pensé pour ne pas cannibaliser l’activité opérationnelle tout en laissant de la place à l’interaction et la coproduction.

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Nos prestations : construction et animation d’un réseau d’ambassadeurs

Dans quel cadre sélectionner un réseau de digital champions ? 

Lorsque l’équipe digitale d’une entreprise souhaite mettre en place de nouveaux outils digitaux pour travailler, il est nécessaire  de concevoir un plan de conduite du changement. En effet, l’adoption des outils ne se fait pas toujours naturellement et cela implique une évolution des pratiques de travail. Pour former et acculturer les collaborateurs à grande échelle, l’équipe digitale fait appel à un réseau d’ambassadeurs qui va relayer les messages et accompagner les utilisateurs. 

Qu’est ce qu’un réseau de digital champions ? 

On appelle ambassadeurs les personnes chargées de promouvoir les nouvelles pratiques de travail liées au digital dans les entreprises. Leur rôle est de promouvoir, accompagner voire former leurs collègues à l’occasion de la mise en place d’outils collaboratifs. Ces collaborateurs sont issus de tous les métiers et niveaux hiérarchiques de l’entreprise. Les ambassadeurs sont parfois appelés digital champions, leaders ou encore enchanteurs. 

Quelles étapes pour sélectionner un réseau de digital champions ?  

Pour bien sélectionner son réseau d’ambassadeurs, il est recommandé de les choisir sur la base du volontariat. Il est possible de lancer une campagne de recrutement au sein de l’entreprise avec pour critère principal la motivation des candidats. Il est judicieux d’officialiser le réseau d’ambassadeurs par un événement de lancement afin de motiver les volontaires. A cette occasion, il est important de donner des indications sur le rôle et le temps nécessaire pour effectuer leurs missions. Une fois lancé, il faudra animer ce réseau et réactualiser la liste des ambassadeurs selon l’implication des membres du réseau. 

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Challengez votre posture face au changement !

Nos prestations : construction et animation d’un réseau d’ambassadeurs

Avec la généralisation du télétravail à l’échelle mondiale en 2020, Microsoft a annoncé une nouvelle plateforme destinée à améliorer l’expérience des utilisateurs en facilitant leur connexion avec leurs outils de travail ou de communication ainsi qu’avec leurs collègues.

Cette plateforme prend la forme de 4 nouvelles briques dans la suite M365 :

• Viva Topics
• Viva Connections
• Viva Insights
• Viva Learning

A noter que Microsoft Viva vient enrichir l’offre de l’éditeur mais ne se positionne aucunement en tant que nouveau produit phare. Ce rôle est laissé à MS Teams, qui peut maintenant profiter des ces nouvelles briques pour tendre vers une expérience de Digital Workplace plus complète.

Qu’est-ce que Viva Topics ?

Dérivé de Delve, Viva Topics s’appuie sur l’IA pour agréger les contenus et les personnes lié.e.s à un sujet dans un même espace. L’objectif annoncé de l’outil est d’amener le contenu utile à l’utilisateur sans qu’il.elle ait à le chercher par lui-même.

Les sujets sont ainsi organisés sous forme de cartes et peuvent intégrer plusieurs sources de contenus, tels que SharePoint, Yammer, ou ServiceNow. Des contributeurs pourront également prendre la main sur les sujets gérés automatiquement par l’IA pour construire une base de connaissances plus légitime.

Qu’est-ce que Viva Connections ?

Également issu de Delve, Viva Connections prend la forme d’un dashboard et d’un feed personnalisé pour agréger les contenus et activités qui concernent l’utilisateur de manière intelligente. Ces contenus peuvent provenir de multiples sources et être de plusieurs natures : news, tâches, conversations, posts, contenus externes, etc.

La possibilité laissée aux administrateurs de personnaliser les dashboards, à la manière d’un site SharePoint, reste encore inconnue. De même que les interactions possibles avec les contenus accessibles via Viva Connections qui semblent aujourd’hui se limiter aux likes et commentaires.

Qu’est-ce que Viva Insights

Viva Insights est un outil présentant différents indicateurs liés à l’utilisation de M365 par les collaborateurs et les équipes. On y retrouve plusieurs niveaux d’utilisation :

• Pour les individus, il s’agirait d’aider à l’organisation personnelle avec une gestion des tâches et du temps “intelligente”
• Pour les managers, l’outil permettrait d’identifier les risques de stress dans les équipes, en proposant des indicateurs liés aux temps passés en réunions, aux plages horaires de travail, etc.
• Pour l’entreprise, Viva Insights promet de nouveaux rapport pour mesurer l’utilisation des outils M365

→ Comment les datas rendent visibles les impacts du télétravail sur les rythmes de travail

→ Découvrez GreeT, l’application qui mobilise les collaborateurs vers de meilleures pratiques 

Qu’est-ce que Viva Learning

Surement la brique la plus novatrice en ce qui concerne les cas d’usages portés par M365, Viva Learning a vocation à agréger dans Teams les contenus de formation disponibles dans Microsoft, LinkedIn ou autre LMS. 

L’outil permettra ainsi d’accéder facilement à ces contenus, qui pourront être proposés par une IA ou assignés par un manager directement depuis Teams.

→ Formez les porteurs du changement avec la Lecko Academy

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Découvrez plus d’outils pour compléter et enrichir M365 dans l’état de l’art Lecko 2021 

Depuis 2020, Microsoft Teams connaît une utilisation grandissante en entreprise et de nombreux utilisateurs découvrent une nouvelle organisation possible du travail d’équipe à distance. Au-delà de la prise en main fonctionnelle, il faut aussi considérer les changements de pratiques qui doivent être effectués pour profiter pleinement Teams.

Voici donc quelques astuces pour bien utiliser Teams :

1 – Personnaliser son espace Teams

La configuration de l’outil Microsoft pour en faire un espace personnalisé est essentielle pour une bonne prise en main, celle-ci peut passer par deux étapes simples :

• le paramétrage des notifications : via son profil utilisateur il est possible de définir soi-même les déclencheurs et les espaces de notifications afin d’être informé aux moment les plus opportuns
• l’intégration d’outils de travail tiers : l’utilisation des outils de travail dans Teams, via des bots ou des onglets spécifiques, permet d’échanger au plus proche des contenus produits et ainsi de mieux valoriser les discussions d’équipe

2 – Dire Stop aux mails au sein de l’équipe

Teams permet aux équipes de gagner en transparence dans leurs échanges. L’utilisation du mail en parallèle de la messagerie d’équipe limite fortement l’intérêt de cette dernière en émiettant les informations partagées dans plusieurs outils. Afin de conserver l’ensemble des échanges dans Teams, plusieurs pratiques peuvent être mises en place :

• Produire et coproduire les documents directement dans Teams pour éviter la multiplication des versions
• Échanger exclusivement dans le fil de discussion de l’équipe, en mentionnant les interlocuteurs concernés, pour assurer la transparence des échanges
• Être un consommateur actif en réagissant aux conversations et en commentant si besoin, pour assurer un feedback régulier
• Interagir au plus proche des contenus (en commentaire d’un document, en réponse à un post, en complément à une tâche, etc.) pour contextualiser les échanges

3 – Adapter ses réunions en ligne

En tant qu’outil de visioconférence, Teams entraîne des effets rebonds parfois délétères. On peut parler par exemple de la multiplication des réunions qui réduit le temps d’adaptation indispensable entre deux points, ou d’une concentration (et une efficacité) limitée à cause des stimulis externes plus nombreux.

Il est donc nécessaire d’adapter une partie des pratiques liées aux réunions d’équipe :

• Prévoir des temps plus courts, 45 minutes au lieu d’une heure par exemple. Limiter les réunions de plus d’1h30
• Faire des pauses régulières, 5 minutes par heure, lorsque les réunions durent
• S’assurer que les participants disposent d’un temps d’adaptation de quelques minutes entre chaque réunion
• Alléger les objectifs de la réunion, notamment en privilégiant la production sur des temps asynchrones

4 – Développer l’agilité de son équipe et le “travailler autrement”

En tant que messagerie d’équipe, Teams tend à faciliter le “travailler autrement” au sein de l’équipe. Pour profiter pleinement de l’outil, celle-ci doit toutefois adapter son fonctionnement et s’appuyer sur les 4 principes suivants :

• Alignement : Co-définir les règles de fonctionnement de l’équipe et leur donner du sens
• Confiance : Maintenir le lien, sur-communiquer, formaliser les décisions, rendre visible son travail
• Flux : Matérialiser les flux, le fonctionnement de l’équipe, et l’avancée du travail
• Apprentissage : Manager le flux d’activités, plus que les personnes et développer l’amélioration continue

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Pour en savoir plus

Comment présenter les outils M365 aux équipes

Revoir le replay de notre étude : Faut-il tout miser sur Teams ?

Qu’est-ce qu’un manager agile ?

Un manager agile cherche à activer des leviers pour progresser collectivement dans un contexte mouvant et nécessitant des solutions nouvelles. Il permet à ses équipes d’explorer de nouvelles pistes en se mettant en mouvement plus rapidement avec des objectifs plus audacieux. 

Il joue un rôle central dans la mise en place de courtes itérations afin de confirmer ou infirmer des hypothèses rapidement : il assume la prise de décisions tout en autorisant le droit à l’erreur – un naturel assez éloigné des pratiques managériales en entreprise. 

Quel rôle a-t-il dans la transformation digitale en interne ? 

En agilité managériale, les étapes de mise en œuvre restent les classiques : 

• L’analyse préalable d’une solution, un consensus
• L’engagement sur un plan d’actions
• Les plannings projet / financiers ou les prévisionnels de ventes
• Le contrôle de l’avancement. 

Le manager agile favorise le progrès grâce à des itérations plus courtes et garantit ainsi un progrès continu. Il privilégie une culture du “faire” plutôt que de l’analyse, et permet par conséquent de gérer les déséquilibres plus rapidement.

Il responsabilise les porteurs de solution et sensibilise l’équipe aux approches agiles : tester vite, mesurer son impact et tirer des enseignements pour poursuivre, fort de cet éclairage. 

Il aligne toutes les parties prenantes et les aide à se mobiliser autour d’une finalité commune, donnant ainsi à l’équipe le sentiment d’être engagée au service d’un même objectif. 

Le manager prend le rôle de facilitateur au sein de l’équipe, priorise les actions avec des modalités de collaboration et rôles clairs et institue un environnement accueillant les feedbacks dans un esprit serein. 

Il doit aussi faire face au défi de tout changement : faire cohabiter le progrès avec les pratiques historiques de l’entreprise qui ont le mérite d’apporter de la stabilité. 

 

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Pour en savoir plus sur le rôle du manager agile dans la transformation de votre entreprise, téléchargez gratuitement notre dernière étude sur l’agilité managériale. 

Au-delà d’une nouvelle offre d’outils, la transformation digitale nécessite un accompagnement spécifique pour acculturer et mobiliser les équipes dans leur changement de pratiques.

Selon la maturité digitale des collaborateurs, plusieurs actions peuvent être mises en place :

1 – Sensibiliser les équipes à la nécessité de changer

La communication de l’entreprise autour de sa stratégie digitale est une des principales clés de réussite pour sensibiliser les collaborateurs aux enjeux de la transformation des pratiques. L’acculturation digitale passe ainsi des prises de parole du management et une mise en avant des réussites, grandes ou petites, réalisées par vos équipes.

Il s’agit ainsi de montrer par l’exemple ce que les nouveaux outils et usages permettent, afin de les rendre plus concrets et opérationnels dans le contexte du quotidien. 

→ Faites parler vos réussites

2 – Former aux outils numériques 

Avant de transformer leurs pratiques, les collaborateurs doivent prendre en main les nouveaux outils disponibles. La formation peut ainsi être une étape essentielle de votre digitalisation si vos équipes manquent encore de maturité sur le sujet. 

La formation permet aussi de faire comprendre la valeur ajoutée des outils digitaux mis en place. En formant vos équipes aux nouveaux usages que peuvent être la collaboration en temps réel ou les échanges en flux conversationnels, vous assurez un meilleur ancrage de votre transformation dans le temps.

→ La meilleur manière de présenter M365

3 – Accompagner les initiatives innovantes

La mise en mouvement des équipes dans leur changement de pratiques nécessite de motiver et de soutenir les initiatives prises par les collaborateurs. Leur mobilisation est essentielle pour porter la digitalisation au sein même des actions quotidiennes et ainsi accélérer la transformation de l’entreprise.

En s’appuyant sur ces initiatives, la conduite du changement peut être diffusée par les nombreuses équipes déjà prêtes à se transformer, qui propageront à moindre frais les nouvelles méthodes de travail.

→ Accompagner les initiatives de vos équipes

→ Passer de l’idée à l’action

4 – Piloter la transformation digitale

L’accompagnement proposé dans l’entreprise doit pouvoir s’adapter aux différents niveaux de maturité digitale des équipes, et évoluer avec le changement de pratiques dans le temps pour assurer une transformation pérenne de l’organisation. 

Pour l’équipe chargée de la conduite du changement, il s’agit de piloter la prise en main effective des outils digitaux mis en place et la transformation réelle des usages, pour valoriser la digitalisation de l’entreprise, pour identifier et s’appuyer sur les publics moteurs ou pour cibler les actions d’accompagnement aux populations en demande.

→ Evaluer les usages collaboratifs