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OneNote : enfin des nouveautés avec l’annonce d’un…Copilot

365 Copilot Onenote

OneNote n’est pas franchement une application que Microsoft met souvent à jour. Les fonctionnalités sont en général ajoutées en dose homéopathique. Hier soir Microsoft a annoncé que les fonctions d’IA Copilot Microsoft 365 (dont vous nous donnions le résumé sur le blog) arriveront également dans dans OneNote, avec une intégration directe dans le logiciel.

L’utilisation de Copilot dans OneNote permet de nombreuses fonctionnalités différentes dans le logiciel, telles que l’élaboration de plans, la création de listes, etc. Le texte existant peut également être modifié en le résumant, en le réécrivant, en le formatant et en le replaçant dans un contexte visuel afin d’améliorer encore le contenu que les utilisateurs placent dans OneNote. Amusant de voir que ces exemples sont exactement ceux qui sont mis en avant depuis 6 mois dans l’outil Notion dont le clone arrive enfin chez Microsoft (avec actuellement un spectre fonction beaucoup beaucoup plus réduit) : Microsoft Loop. Nous mettrons en perspective ces deux outils dans le prochain Briefing Calipia en juin.

Voici quelques exemples de prompt fournis par Microsoft :

  • Créer un plan pour la fête de fin d’études de ma fille.
  • Résumer des notes sous forme de puces sur une nouvelle page.
  • Générer une liste de sujets et de points de discussion à aborder lors d’une réunion annuelle avec les investisseurs.
  • Planifier un voyage de printemps à Paris pour moi, mon partenaire et mes deux enfants adolescents.
  • Je crée une entreprise de vente en gros de grains de café et de torréfaction. Je suis en train de créer une entreprise de vente en gros de grains de café et de torréfaction.

Sans surprise donc, Microsoft 365 Copilot utilise le ChatGPT d’OpenAI comme base de sa plateforme, combiné aux données de Microsoft Graph pour stimuler davantage la productivité et rendre les systèmes basés sur l’IA prêts pour l’entreprise. Microsoft poursuit en soulignant que Copilot hérite automatiquement des politiques de sécurité, de conformité et de confidentialité de votre organisation qui ont été définies pour Microsoft 365, et que les données sont gérées conformément à ses engagements actuels.

Avec des fonctions qui n’en doutons pas arriverons aussi dans Microsoft Loop dans quelques temps, amusant de voir comment la « concurrence » fonctionnelle va s’organiser entre OneNote et Loop dans l’offre Microsoft… Question que nous poserons bien sur au développeurs de Redmond lors de notre prochaine learning expédition chez Microsoft Corp en octobre prochain.

stephanesabbague

365 Copilot Onenote

OneNote va bénéficier de l’IA avec Microsoft 365 Copilot

Microsoft a fait une nouvelle annonce officielle ! L'assistant Microsoft 365 Copilot va être intégré directement à l'application OneNote ! Faisons le point sur cette annonce.

Il y a quelques semaines, la firme de Redmond a fait l'annonce de Microsoft 365 Copilot, une IA générative qui allait prendre place dans l'écosystème Microsoft 365, notamment dans les applications Word, Excel, PowerPoint et Teams. Désormais, on apprend que c'est OneNote qui va aussi bénéficier de cette nouveauté. L'outil Copilot utilise la puissance des grands modèles de langage (LLM), notamment GPT-4, ainsi que les données de Microsoft Graph et les informations provenant d'autres applications de l'écosystème Microsoft 365.

En utilisant "Copilot in OneNote", l'utilisateur pourra facilement générer des listes ("To-do list", par exemple), créer un plan, résumer des notes prises sur une page en quelques points clés, ou encore générer des idées sur un sujet spécifique. Microsoft a mis en ligne quelques exemples que voici :

  • Créer un plan pour la fête de fin d'études de ma fille.
  • Résumer des notes avec une liste à puces sur une nouvelle page.
  • Générer une liste de sujets et de points de discussion à aborder lors d'une réunion annuelle de mise à jour des investisseurs.
  • Planifier un voyage de printemps à Paris pour moi, mon partenaire et mes deux enfants adolescents.
  • Je crée une entreprise de vente en gros de grains de café et de torréfaction. Donnez-moi 10 suggestions de nom d'entreprise.
Microsoft Copilot in OneNote
Source : Microsoft

Comme avec les autres applications qui vont bénéficier de Copilot, un simple prompt permettra à l'utilisateur de solliciter l'IA générative et d'obtenir une réponse en quelques secondes. Ensuite, l'utilisateur peut éditer la réponse de l'IA ou lui demander de générer une nouvelle réponse si elle n'est pas satisfaisante.

Il y a quelques jours, Microsoft a fait une autre annonce orientée sécurité au sujet de OneNote. En effet, l'application OneNote va bloquer par défaut 120 extensions de fichiers pour lutter contre les logiciels malveillants.

Source

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OneNote : enfin des nouveautés avec l’annonce d’un…Copilot

365 Copilot Onenote

OneNote n’est pas franchement une application que Microsoft met souvent à jour. Les fonctionnalités sont en général ajoutées en dose homéopathique. Hier soir Microsoft a annoncé que les fonctions d’IA Copilot Microsoft 365 (dont vous nous donnions le résumé sur le blog) arriveront également dans dans OneNote, avec une intégration directe dans le logiciel.

L’utilisation de Copilot dans OneNote permet de nombreuses fonctionnalités différentes dans le logiciel, telles que l’élaboration de plans, la création de listes, etc. Le texte existant peut également être modifié en le résumant, en le réécrivant, en le formatant et en le replaçant dans un contexte visuel afin d’améliorer encore le contenu que les utilisateurs placent dans OneNote. Amusant de voir que ces exemples sont exactement ceux qui sont mis en avant depuis 6 mois dans l’outil Notion dont le clone arrive enfin chez Microsoft (avec actuellement un spectre fonction beaucoup beaucoup plus réduit) : Microsoft Loop. Nous mettrons en perspective ces deux outils dans le prochain Briefing Calipia en juin.

Voici quelques exemples de prompt fournis par Microsoft :

  • Créer un plan pour la fête de fin d’études de ma fille.
  • Résumer des notes sous forme de puces sur une nouvelle page.
  • Générer une liste de sujets et de points de discussion à aborder lors d’une réunion annuelle avec les investisseurs.
  • Planifier un voyage de printemps à Paris pour moi, mon partenaire et mes deux enfants adolescents.
  • Je crée une entreprise de vente en gros de grains de café et de torréfaction. Je suis en train de créer une entreprise de vente en gros de grains de café et de torréfaction.

Sans surprise donc, Microsoft 365 Copilot utilise le ChatGPT d’OpenAI comme base de sa plateforme, combiné aux données de Microsoft Graph pour stimuler davantage la productivité et rendre les systèmes basés sur l’IA prêts pour l’entreprise. Microsoft poursuit en soulignant que Copilot hérite automatiquement des politiques de sécurité, de conformité et de confidentialité de votre organisation qui ont été définies pour Microsoft 365, et que les données sont gérées conformément à ses engagements actuels.

Avec des fonctions qui n’en doutons pas arriverons aussi dans Microsoft Loop dans quelques temps, amusant de voir comment la « concurrence » fonctionnelle va s’organiser entre OneNote et Loop dans l’offre Microsoft… Question que nous poserons bien sur au développeurs de Redmond lors de notre prochaine learning expédition chez Microsoft Corp en octobre prochain.

stephanesabbague

365 Copilot Onenote

How to Find Teams Channels With a Wiki Tab

Preparing for Teams Wiki to Move to OneNote

Updated 26 January 2023

In July 2022, Microsoft announced that they would stop the automatic provisioning of a wiki tab for new Teams channels. On 11 January 2023, Microsoft followed up with news of the retirement of the Teams wiki app in February 2023 (MC496248). OneNote is the replacement app and Microsoft plans to deliver an app to migrate wiki content to OneNote notebooks stored in SharePoint Online. The wiki content is already in SharePoint Online, so the migration moves whatever’s in the wiki to the default shared OneNote notebook. Once the migration finishes, Teams locks the wiki, and users work with OneNote from that point.

The migration app is due to roll out in mid-February. Eventually, Microsoft plans to remove the wiki app and tab from Teams.

The Need to Find Wikis

The reaction to Microsoft’s announcement has been positive. OneNote is a more functional application, and the Teams wiki never found much favor with customers. Although the change is good, some up-front work is necessary to prepare for the transition. One obvious question is what Teams channels have a wiki. The natural follow-up is to ask if any wikis contain something worth migrating.

Assessing the worth and importance of wiki content is not something that’s easy to automate. You could scan the SharePoint Online site and examine the date of the latest update for the wiki files to conclude if the wiki is active. Measuring what might be in the wiki is another matter. Beauty is very much in the eye of the beholder and what appears to be someone else’s rubbish might be critically important to them. But we can discover which Teams channels have wiki tabs and report that data to use as a guide to wiki migration.

Several years ago, I wrote a PowerShell script that uses Graph API requests to report the tabs and applications used by Teams channels. I took the code and amended it to generate a wiki report and replaced the Graph API requests with cmdlets from the Microsoft Graph PowerShell SDK to allow the script to run without needing to create a registered Azure AD app. Of course, if you want to, you can amend the original code and run it with a registered app. That’s an exercise for the reader.

Graph Documentation Improvements

Apart from not needing a registered app, using the Microsoft Graph PowerShell SDK illustrates how broadly the SDK extends. Microsoft is gradually updating Graph documentation to include PowerShell examples that feature SDK cmdlets. For instance, the Get channel API returns details of a channel in a team. Its examples include how to use the Get-MgTeamChannel cmdlet.

Another piece of essential information found in the Graph documentation is the application permission needed to run a request (or its matching cmdlet), like the ChannelSettings.Read.All permission needed to fetch channel settings. See this article for more information about figuring out Graph permissions.

Generating a Teams Channels with Wiki Report

Getting back to finding Teams wikis, the steps are simple:

  • Find all teams with the Get-MgTeam cmdlet. It’s critical to use the Select-MgProfile cmdlet to attach to the Graph beta endpoint because Get-MgTeam doesn’t support fetching all teams with the V1.0 endpoint.
  • For each team, find all channels with the Get-MgTeamChannel cmdlet.
  • For each channel, examine the tabs with the Get-TeamChannelTab cmdlet and collect information.
  • Examine each tab. If it’s a wiki tab, fetch details of the tab using some data exposed by the Get Tab Graph API (using the Get-MgTeamChannelTab cmdlet). For most wiki tabs, this returns a configuration property that holds a ‘hasContent’ value if anyone has edited the wiki. Some older wiki tabs don’t return a configuration property.
  • For wiki tabs with content, find the team owners because they are the best people to check the wiki to decide if it should be migrated to OneNote.
  • Generate the report of Teams wikis for checking. Figure 1 shows the output from the PowerShell list, which the code also saves to a CSV file. If you want something nicer, consider exporting to an Excel worksheet.

The script I used to create the report shown in Figure 1 is available from GitHub. Use the latest version from 26 January 2023 or later.

Figure 1: Reporting Teams channels with a wiki tab

The script is pure PowerShell so it’s easy to change to meet individual requirements. Have fun tracking down those pesky Wikis!


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